In vielen kleinen Betrieben läuft der Tag über eine WhatsApp-Gruppe. Morgens kommt der Plan als Nachricht, mittags ein Foto vom Zählerstand, abends die Frage, wer morgen den Schlüssel holt. Das funktioniert erstaunlich lange. Hier steht, woran du merkst, dass es nicht mehr reicht, was Datenschutzbehörden daran kritisieren und wie du es besser machst.

Was an der WhatsApp-Gruppe gut ist

WhatsApp ist auf jedem Handy, jeder kann es bedienen und es kostet nichts. Für einen Betrieb mit zwei oder drei Leuten, die sich jeden Morgen sehen, reicht das oft völlig. Wer etwas anderes einführen will, muss besser sein als das, sonst macht das Team nicht mit.

Wo es schiefgeht

Schwierig wird es, wenn mehr Leute dazukommen, wenn Teilzeitkräfte nur an manchen Tagen mitlesen oder wenn Kunden einen Nachweis wollen:

  • Der Plan geht unter. Die Adresse von Montag steht zwischen dreißig anderen Nachrichten. Wer krank war oder später dazukommt, sucht.
  • Änderungen kommen nicht bei jedem an. Eine Nachricht wird überlesen, und Marco fährt zum alten Termin.
  • Fotos liegen im Verlauf, nicht beim Auftrag. Wenn der Kunde nach drei Monaten reklamiert, scrollt jemand eine halbe Stunde.
  • Es gibt keinen Nachweis. Ein Daumen hoch im Chat ist keine Unterschrift des Kunden.
  • Privat und Arbeit vermischen sich. Nachrichten um 21 Uhr, Kundenfotos in der privaten Galerie, und wer den Betrieb verlässt, nimmt den Verlauf mit.

Was Datenschutzbehörden kritisieren

Der Kernpunkt ist der Abgleich des Adressbuchs. WhatsApp liest die Telefonnummern aus den Kontakten des Handys und überträgt sie an den Anbieter, auch die von Kunden, Lieferanten und Kollegen, die WhatsApp gar nicht nutzen. Im Betrieb bist du für diese Daten verantwortlich, und die Betroffenen haben dem nicht zugestimmt.

Mehrere Landesdatenschutzbehörden, zum Beispiel in Niedersachsen und Hamburg, halten die geschäftliche Nutzung von WhatsApp deshalb für problematisch. Ein ausdrückliches Verbot gibt es nicht, und von Bußgeldern gegen kleine Betriebe ist bisher wenig bekannt. Wer WhatsApp weiter nutzt, sollte es aber zumindest sauber aufsetzen.

Wenn du bei WhatsApp bleibst

  • Nutze Diensthandys ohne private Kontakte und lass dort nur die Nummern stehen, die für die Arbeit nötig sind.
  • Schick Kundendaten nicht in die Gruppe, also keine Namen, Telefonnummern oder Schlüsselcodes, die dort dauerhaft liegen bleiben.
  • Lege eine Ruhezeit fest, zum Beispiel keine Nachrichten nach 19 Uhr, außer im Notfall.
  • Sammle Fotos und Nachweise an einem Ort beim Auftrag, nicht im Chatverlauf.

Plan und Nachweis gehören nicht in den Chat

Der Chat ist gut für schnelle Fragen. Für den Plan und den Nachweis braucht es etwas, das an den Auftrag gebunden ist: Wer fährt wann wohin, was ist zu tun, was wurde erledigt, und hat der Kunde unterschrieben. Genau das macht eine Einsatzplanung mit App. Das Team sieht morgens seine Einsätze, das Büro sieht abends, was erledigt ist, und niemand muss im Verlauf suchen.

Häufige Fragen

Ist WhatsApp im Betrieb verboten?

Ein ausdrückliches Verbot gibt es nicht. Mehrere Datenschutzbehörden halten die geschäftliche Nutzung aber für problematisch, vor allem weil WhatsApp das Adressbuch abgleicht. Wer WhatsApp nutzt, sollte es zumindest auf Diensthandys ohne private Kontakte beschränken.

Hilft WhatsApp Business beim Datenschutz?

Nur teilweise. WhatsApp Business ist für die Kommunikation mit Kunden gedacht und bietet zum Beispiel ein Firmenprofil und Abwesenheitsnachrichten. Den Abgleich des Adressbuchs gibt es dort genauso.

Kann ich von meinen Mitarbeitern verlangen, WhatsApp auf dem privaten Handy zu nutzen?

In der Regel nicht. Das private Handy gehört dem Mitarbeiter. Gibst du eine App für die Arbeit vor, ist ein Diensthandy die saubere Lösung, oder eine App, die ohne Zugriff auf private Kontakte auskommt.

Zweimano ist die Einsatzplanung mit Arbeitsnachweis für Handwerks- und Servicebetriebe. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Fragen zu deinem Betrieb hilft dein Steuerbüro oder deine Handwerkskammer.