Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Aziz Gasim

DoppelZ Software

Tunnelstr. 42

75172 Pforzheim

Deutschland

(nachfolgend „DoppelZ Software“)

E-Mail für Datenschutzanfragen: info@azizgasim.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) nicht vorliegen.

2. Geltungsbereich und Rollen

Diese Datenschutzerklärung gilt für die öffentliche Website unter zweimano.de sowie für die Nutzung der Zweimano Web-Anwendung und der Zweimano Worker-Mobile-App.

Je nach Datenverarbeitung bestehen unterschiedliche Rollen:

DoppelZ Software als eigener Verantwortlicher

DoppelZ Software ist insbesondere eigener Verantwortlicher für:

• die öffentliche Website zweimano.de
• Test- und Kontaktanfragen
• eigene geschäftliche Kommunikation
• Vertrags- und Legal-Acceptance-Nachweise
• eigene Sicherheits- und Betriebslogs, soweit hierfür eigene Zwecke bestimmt werden
• eigene Vertrags- und Abrechnungsdaten

DoppelZ Software als Auftragsverarbeiter

Verarbeitet ein Zweimano-Firmenkunde in Zweimano Daten seiner Mitarbeiter, eigenen Kunden, Ansprechpartner und Aufträge, ist grundsätzlich dieser Firmenkunde Verantwortlicher. DoppelZ Software verarbeitet solche Daten als Auftragsverarbeiter nach Weisung des Kunden auf Grundlage der elektronisch abgeschlossenen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV).

Dazu gehören insbesondere:

• Mitarbeiter- und Benutzerstammdaten des Zweimano-Kunden
• Kunden und Ansprechpartner des Zweimano-Kunden
• Einsatzorte
• Aufträge
• Mitarbeiterzuweisungen
• Fotos
• PDFs und Dokumente
• operative Dokumentation
• sonstige vom Kunden in Zweimano verarbeitete personenbezogene Daten

DoppelZ Software bestimmt für diese Kundendaten keine eigene Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Accountdaten von Benutzern eines Firmenkunden werden nicht pauschal immer in eigener Verantwortlichkeit von DoppelZ Software verarbeitet.

3. Rechtsgrundlagen und Zwecke

Öffentliche Website / technischer Betrieb

Verarbeitung technisch erforderlicher Daten wie IP-Adresse, Requestdaten und Sicherheits-/Fehlerdaten zum sicheren und funktionsfähigen Betrieb von Zweimano.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Berechtigte Interessen:

• sicherer Betrieb
• Fehlererkennung
• Missbrauchs- und Angriffserkennung
• technische Bereitstellung der Website

Test- und Kontaktanfragen

Für Testanfragen und sonstige Anfragen werden die im jeweiligen Formular eingegebenen Daten verarbeitet.

Als erforderlich gekennzeichnete Angaben sind notwendig, um die Anfrage zu bearbeiten bzw. einen Testzugang vorzubereiten. Ohne diese Angaben kann die Anfrage nicht bearbeitet bzw. die Testphase nicht eingerichtet werden. Optionale Angaben sind freiwillig.

Bei Anfragen, die auf einen Testzugang oder eine spätere Vertragsbeziehung gerichtet sind: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person).

Bei allgemeinen geschäftlichen Kontaktanfragen, die nicht unmittelbar auf einen Vertragsabschluss gerichtet sind: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse: Bearbeitung und Beantwortung geschäftlicher Anfragen.

Account- und Vertragsverwaltung

Soweit DoppelZ Software selbst Verantwortlicher ist und die betroffene Person selbst Vertragspartei ist: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit Benutzerdaten eines Firmenkunden im Rahmen der Auftragsverarbeitung verarbeitet werden, richtet sich die Rechtsgrundlage nach dem Verantwortlichen (Zweimano-Kunde); DoppelZ Software verarbeitet diese Daten nach Weisung.

E-Mails zur Testphase und zum Vertrag

An den Chef (Administrator) des Kunden können E-Mails zur Testphase und zum Vertrag versendet werden, zum Beispiel Erinnerung vor Ende der Testphase, Hinweis auf den Lesemodus, Erinnerung vor Löschung sowie Bestätigung einer Tarifaktivierung oder Kündigung. Es handelt sich nicht um Werbung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Elektronische Vertrags-/AVV-Akzeptanz

Für den elektronischen Abschluss der Firmenvereinbarungen (AGB und AVV mit TOMs) kann Zweimano folgende Nachweisdaten speichern:

• Unternehmen (inkl. Snapshot der Firmendaten zum Annahmezeitpunkt)
• akzeptierender Benutzer (Name/E-Mail-Snapshot)
• Dokumenttyp
• Dokumentversion
• vollständige akzeptierte Dokumentfassung
• SHA-256-Hash der Fassung
• Zeitpunkt
• IP-Adresse
• User-Agent

Zweck: Nachweis des elektronischen Vertragsabschlusses und der konkret akzeptierten Vertragsfassung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Vertragsdurchführung erforderlich ist; ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für den Nachweis und die Dokumentation des Vertragsschlusses.

Berechtigtes Interesse: Nachweis der geschlossenen Vereinbarungen sowie Wahrung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche.

Gesetzliche Pflichten

Soweit Daten aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten gespeichert werden: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Technische Logs

Rechtsgrundlage für technische Application Logs: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigte Interessen: sicherer Betrieb, Fehleranalyse und Angriffserkennung.

4. Verarbeitete Datenkategorien

Je nach Nutzung können insbesondere folgende Kategorien verarbeitet werden:

Technische Nutzung

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit
• angeforderte URL / Request
• technische Fehler- und Sicherheitsinformationen
• ggf. Browser-/User-Agent, soweit vom Webserver geloggt

Accounts / Mitarbeiter (im Auftrag des Zweimano-Kunden)

• Name
• E-Mail-Adresse, sofern vorhanden
• Rolle und Status
• Login- und Authentifizierungsinformationen
• technische Zugriffstokens
• bei Mobile-Aktivierung ggf. technische Gerätebezeichnung

Zweimano-Fachdaten (im Auftrag des Zweimano-Kunden)

• Unternehmen
• Kunden sowie Kundenadressen / Einsatzorte
• Aufträge, Auftragstexte / Notizen
• Termin- und Statusinformationen
• zugewiesene Mitarbeiter
• Fotos, PDFs / Dokumente und sonstige vom Kunden hochgeladene Anhänge
• Checklisten und Status von Checklistenpunkten
• Unterschriftsbild und Name des Unterzeichners sowie Arbeitsnachweis-PDFs
• Gerätekennung für Push-Benachrichtigungen (Push-Token, Plattform, App-Version)

5. Test- und Kontaktanfragen

Über die öffentlichen Formulare auf zweimano.de können Test- und Kontaktanfragen gestellt werden. Die Anfrage wird in der Zweimano-MySQL-Datenbank gespeichert und im geschützten Operator-Bereich bearbeitet.

Als erforderlich gekennzeichnete Angaben sind notwendig, um die Anfrage zu bearbeiten bzw. einen Testzugang vorzubereiten. Ohne diese Angaben kann die Anfrage nicht bearbeitet bzw. die Testphase nicht eingerichtet werden. Optionale Angaben sind freiwillig.

Resend erhält für diese Formulare nur eine generische interne Benachrichtigung darüber, dass eine neue Anfrage eingegangen ist. Keine personenbezogenen Formularinhalte werden absichtlich in diese Benachrichtigungs-Mail übernommen.

Testanfrage

• Name
• Unternehmen
• E-Mail
• optional Telefonnummer
• optional Nachricht
• Typ und Bearbeitungsstatus
• Zeitstempel

Kontaktanfrage

• Name
• E-Mail
• Nachricht
• Typ und Bearbeitungsstatus
• Zeitstempel

Speicherdauer

Anfragen werden so lange gespeichert, wie dies für ihre Bearbeitung, die Kommunikation und gegebenenfalls die Anbahnung einer Geschäftsbeziehung erforderlich ist. Ist eine Anfrage abgeschlossen und entsteht daraus keine Geschäftsbeziehung, wird sie gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an der weiteren Aufbewahrung entgegenstehen.

Spätestens 12 Monate nach der letzten Bearbeitung werden Anfragen automatisch gelöscht.

Wenn aus einer Anfrage ein Test-/Vertragskunde wird: Die für die Vertragsbeziehung erforderlichen Daten können in die Vertrags- und Kundenverwaltung übernommen und entsprechend den dafür geltenden Speicherfristen weiterverarbeitet werden.

6. Elektronische Vereinbarungen

Vor Nutzung durch einen neuen Firmenkunden bestätigt ein berechtigter Administrator elektronisch die jeweils erforderlichen Zweimano-Vereinbarungen. Zweimano speichert dabei den Nachweis der akzeptierten Dokumentfassung.

Diese Datenschutzerklärung selbst wird nicht als Einwilligung behandelt und muss nicht akzeptiert werden. Sie dient der Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten.

7. Hosting (Hetzner)

Zweimano wird auf Servern von Hetzner betrieben:

Hetzner Online GmbH

Industriestr. 25

91710 Gunzenhausen

Deutschland

Für die Testphase gilt insbesondere:

• Zweimano-Anwendung und MySQL-Datenbank auf Hetzner
• private Uploads auf dem Zweimano-Server
• separate Hetzner Storage Box für verschlüsselte Backups
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO wird eingesetzt

8. Serververwaltung (Ploi)

Zur technischen Serververwaltung und Deployment-Orchestrierung wird Ploi eingesetzt:

Ploi B.V.

Amperestraat 16J

3861 NC Nijkerk

Niederlande

Zweck: Servermanagement, Deployment und technische Administration. Ploi kann im Rahmen dieser Tätigkeit personenbezogene Daten verarbeiten.

9. Transaktions-E-Mails (Resend)

Zweimano nutzt Resend ausschließlich für technisch notwendige Transaktionsmails, zum Beispiel zum Setzen oder Zurücksetzen eines Passworts sowie für Account-/Systemmails. Es gibt keinen Newsletter und keine Marketing- oder Werbemails. Zweimano aktiviert selbst kein Open- oder Click-Tracking.

Plus Five Five, Inc.

2261 Market Street #5039

San Francisco, CA 94114

USA

• Resend verarbeitet E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt und technische Zustell-/Logdaten.
• Resend speichert E-Mail- und Logdaten in den USA.
• Operative E-Mail-/Logdaten richten sich nach der aktuell verwendeten Resend-Konfiguration und werden nicht pauschal mit Zweimano-Account-Löschfristen vermischt.
• Laut Resend-DPA können nach Beendigung des gesamten Resend-Vertrags Customer Data bis zu 90 Tage bis zur endgültigen Löschung verbleiben.
• Erforderliche Drittlandübermittlungen erfolgen nach Maßgabe der Resend-DPA und der einschlägigen EU-Standardvertragsklauseln (SCC).

Darüber hinaus kann Resend Arbeitsnachweise per E-Mail an Kunden des jeweiligen Betriebs versenden, wenn der Betrieb dies in Zweimano aktiviert. Verantwortlich gegenüber den Endkunden bleibt der Betrieb.

Sensible Auftragsdaten werden nicht absichtlich per E-Mail versendet. Transaktionsmails sollen datensparsam bleiben.

10. Geschäftliche E-Mail-Kommunikation (Zoho Mail)

Die geschäftliche Adresse info@azizgasim.de wird über Zoho Mail betrieben. Der Account befindet sich im Europe-Datacenter.

Verarbeitet werden können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt, Anhänge und technische Mail-Metadaten.

Zweck: geschäftliche Kommunikation, Test-/Supportkommunikation und Vertragskommunikation.

Rechtsgrundlage je nach Fall Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zweimano- und Supportdaten sollen datensparsam per E-Mail verarbeitet werden.

11. Cookies, Schriften und Tracking

Zweimano setzt keine Analyse-, Marketing- oder Werbe-Cookies ein.

Es werden ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies für Authentifizierung und Sicherheit eingesetzt. Es gibt kein Tracking und keinen Cookie-Banner.

Schriftarten und Ressourcen der Website werden selbst gehostet. Es findet keine Verbindung zu Google Fonts oder vergleichbaren Drittanbieter-Schriftendiensten statt.

Soweit Informationen im Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, erfolgt dies nur soweit dies zur Bereitstellung des ausdrücklich gewünschten Dienstes technisch erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

12. Mitarbeiter-App und Push-Benachrichtigungen

Die Mitarbeiter-App greift nur nach Nutzeraktion auf folgende Gerätefunktionen zu:

• Kamera für Auftragsfotos / QR-Code
• Fotomediathek für ausgewählte Bilder
• Dateiauswahl für ausgewählte Dokumente

Dateien werden nur an Zweimano übertragen, wenn der Benutzer sie auswählt bzw. hochlädt. Der mobile Zugriffstoken wird lokal im sicheren Systemspeicher des Geräts gespeichert (z. B. iOS Keychain bzw. entsprechender Secure Storage).

Bei der QR-Aktivierung kann eine technische Gerätebezeichnung an Zweimano übertragen und dem Mobile-Zugang zugeordnet werden.

Es gibt keine Standortverfolgung und keine Arbeitszeiterfassung.

Fotos werden beim Hochladen neu gespeichert; dabei werden eingebettete Metadaten wie GPS-Position und Kameradaten entfernt.

Push-Benachrichtigungen (Firebase Cloud Messaging)

Für Hinweise auf neue oder geänderte Aufträge kann die Mitarbeiter-App Push-Benachrichtigungen über Firebase Cloud Messaging von Google Ireland Ltd. nutzen. Verarbeitet werden Gerätekennung (Push-Token), Plattform, App-Version sowie ein neutraler Hinweistext und die interne Auftrags-ID. Kunden- oder Auftragsinhalte werden nicht in die Benachrichtigung übernommen.

DoppelZ Software handelt dabei im Auftrag des jeweiligen Betriebs. Eine Übermittlung in die USA ist möglich; Grundlage sind die Firebase-Datenverarbeitungsbedingungen mit Standardvertragsklauseln. Push-Benachrichtigungen können in den Systemeinstellungen des Handys abgeschaltet werden.

Installation der App (Apple TestFlight / Google Play)

Während der Testphase wird die App über Apple TestFlight (iPhone) bzw. über einen internen Test bei Google Play (Android) bereitgestellt. Für die Installation gelten die Nutzungs- und Datenschutzbestimmungen von Apple bzw. Google, die dabei als eigene Verantwortliche handeln.

• Apple TestFlight: Apple kann dem App-Anbieter technische Informationen wie Gerätemodell, Betriebssystemversion, Absturzberichte und freiwilliges Tester-Feedback zur Verfügung stellen. Bei Teilnahme über einen öffentlichen Link wird keine E-Mail-Adresse an uns übermittelt.
• Google Play (interner Test): Damit ein Mitarbeiter die Android-App installieren kann, wird die E-Mail-Adresse seines Google-Kontos in die Testerliste der Google Play Console eingetragen. Diese Adresse erhalten wir vom jeweiligen Betrieb bzw. Mitarbeiter und nutzen sie ausschließlich für die Freischaltung als Tester. Google kann zudem Absturz- und Geräteinformationen bereitstellen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der App im Rahmen der Nutzung von Zweimano) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Stabilität und Fehlerbehebung). Einträge in der Testerliste werden entfernt, wenn der Zugang nicht mehr benötigt wird, spätestens mit Ende der Nutzung durch den Betrieb.

13. Arbeitsnachweise

Unterschrift und Arbeitsnachweis-PDF werden im Auftrag des jeweiligen Betriebs verarbeitet. Der Versand an Endkunden erfolgt über Resend, wenn der Betrieb dies freigeschaltet hat. Verantwortlich gegenüber den Endkunden ist der jeweilige Betrieb.

14. Logs

Beim Aufruf von zweimano.de und der Zweimano-Anwendung protokolliert der Webserver technische Zugriffsdaten (insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer und Browser/User-Agent). Zusätzlich schreibt die Anwendung technische Fehler- und Sicherheitsprotokolle.

Webserver- und Anwendungsprotokolle werden täglich rotiert und grundsätzlich nach 14 Tagen gelöscht, sofern sie nicht aus Sicherheits-, Fehleranalyse- oder gesetzlichen Gründen im Einzelfall länger benötigt werden.

15. Backups

Für den Betrieb werden verschlüsselte Backups verwendet, getrennt auf einer Hetzner Storage Box. Gesichert werden insbesondere Datenbank und private Uploads. Der Zugriff ist stark eingeschränkt; Backups dienen ausschließlich der Wiederherstellung und Ausfallsicherheit.

Aufbewahrung:

• 7 tägliche Wiederherstellungspunkte
• 4 wöchentliche Wiederherstellungspunkte
• 3 monatliche Wiederherstellungspunkte

Bestehende Backups werden nicht nachträglich zur Einzel-Löschung verändert; die Daten entfallen mit Ablauf der jeweiligen Backup-Aufbewahrung. Werden Backups wiederhergestellt, sind bereits angeordnete Löschungen erneut zu berücksichtigen.

16. Löschung

Nach Ende der Testphase oder des Vertrags kann der Kunde seine Daten noch 30 Tage im Lesemodus ansehen und exportieren. Danach werden operative Kundendaten gelöscht, soweit keine andere rechtliche Pflicht entgegensteht und kein offener Export-/Switching-Vorgang die Löschung verzögert. Es gelten die AGB und der AVV.

• Lesemodus: 30 Tage nach Testphasen- oder Vertragsende
• Operative Kundendaten: anschließend Löschung, soweit keine andere rechtliche Pflicht entgegensteht
• Backups: laufen entsprechend der definierten Retention aus und werden nicht nachträglich zur Einzel-Löschung verändert
• Inquiry-/Kontaktanfragen: siehe Abschnitt „Test- und Kontaktanfragen“
• Vertrags-/Nachweisdaten (inkl. elektronischer Legal-Acceptance-Nachweise): für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus nur solange, wie sie zum Nachweis der Vereinbarung, zur Wahrung rechtlicher Ansprüche oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich sind; sie werden beim endgültigen Löschen operativer Firmendaten nicht mitgelöscht
• Gesetzlich aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen: Verträge, Rechnungen oder steuerlich relevante Unterlagen werden getrennt behandelt und können gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen

Weitere Informationen zum Export und Anbieterwechsel: Datenexport & Anbieterwechsel.

17. Betroffenenrechte

Betroffene Personen können, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, insbesondere folgende Rechte geltend machen:

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit, soweit einschlägig
• Widerspruch, soweit einschlägig, insbesondere bei Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes

Informationen zum Beenden deines Zugangs findest du auf der Seite Konto löschen.

Für DoppelZ Software zuständige Aufsichtsbehörde: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

Wenn DoppelZ Software selbst Verantwortlicher ist, können Anfragen direkt an info@azizgasim.de gerichtet werden.

Betreffen Anfragen personenbezogene Daten, die ein Zweimano-Kunde als Verantwortlicher über seine Mitarbeiter oder Endkunden verarbeitet, bleibt grundsätzlich der Zweimano-Kunde Ansprechpartner. DoppelZ Software unterstützt den Verantwortlichen im Rahmen der Auftragsverarbeitung.

18. Keine automatisierten Entscheidungen

Zweimano nutzt keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO.

19. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.