Der Kunde fragt drei Wochen später, warum auf der Rechnung sechs Stunden stehen. Wer dann einen unterschriebenen Arbeitsnachweis hat, zeigt ihn vor und die Sache ist erledigt. Hier steht, was auf den Nachweis gehört, warum die Unterschrift so viel wert ist und was gilt, wenn die VOB/B vereinbart ist.

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Arbeitsnachweis, Arbeitsbericht, Stundenzettel: alles dasselbe?

Im Alltag meistens ja. Ob dein Betrieb es Arbeitsnachweis, Arbeitsbericht, Regiebericht, Montagezettel oder Stundenlohnzettel nennt: Gemeint ist das Papier, auf dem steht, wer wann bei welchem Kunden was gemacht hat. Es ist dein Beleg für die Rechnung und der Beleg des Kunden, dass die Arbeit erledigt wurde.

Nicht verwechseln solltest du es mit dem Nachweis nach dem Nachweisgesetz. Der hat nichts mit Kunden zu tun, sondern hält die Bedingungen eines Arbeitsvertrags fest.

Diese Angaben gehören in den Arbeitsnachweis

Eine gesetzliche Liste gibt es nicht. Bewährt haben sich diese Angaben, und genau so ist auch die Vorlage aufgebaut:

  • Auftrag und Kunde: Auftragsnummer, Name des Kunden, Adresse des Einsatzorts, bei Hausverwaltungen auch das Objekt.
  • Datum und Personen: Wer war vor Ort? Bei zwei Leuten beide Namen.
  • Zeiten: Beginn, Ende und Pausen je Person, daraus die Stunden. Fahrzeit getrennt, wenn du sie gesondert abrechnest.
  • Ausgeführte Arbeiten: so konkret, dass ein Fremder versteht, was gemacht wurde.
  • Material: Menge und Bezeichnung, auch Kleinteile, die du berechnest.
  • Hinweise an den Kunden: festgestellte Mängel, Empfehlungen, offene Punkte.
  • Unterschriften: Kunde mit Namen in Druckbuchstaben und Datum, dazu der Mitarbeiter.

Den größten Unterschied macht das Feld für die ausgeführten Arbeiten. Zwei Beispiele für denselben Einsatz:

Zu knapp

Heizung gewartet.

So versteht es jeder

Gas-Brennwertgerät im Keller gewartet. Brenner und Siphon gereinigt, Abgaswerte gemessen und in Ordnung, Anlagendruck von 0,8 auf 1,5 bar aufgefüllt. Ausdehnungsgefäß zeigt Verschleiß, Austausch beim nächsten Termin empfohlen.

Der zweite Text braucht eine Minute länger. Dafür ruft niemand nach und der Hinweis zum Ausdehnungsgefäß ist dokumentiert, falls es im Winter ausfällt.

Warum die Unterschrift des Kunden so viel wert ist

Eine Unterschrift kann dir im Streit viel Arbeit abnehmen. Das Oberlandesgericht Köln hat 2008 für Stundenlohnzettel entschieden: Wer sie unterschreibt, ist an die aufgeführten Stunden grundsätzlich gebunden. Will er später etwas anderes, muss er beweisen, dass die Angaben falsch sind und dass er das bei der Unterschrift nicht erkannt hat (Urteil vom 16.09.2008, Az. 24 U 167/07). Ohne Unterschrift musst du selbst belegen, dass die Stunden angefallen sind.

Die Wirkung hat Grenzen. Bestätigt ist nur, was auf dem Zettel steht, also vor allem die Zahl der Stunden. Einwände, die Arbeit habe zu lange gedauert oder sei so nicht nötig gewesen, kann der Kunde trotz Unterschrift noch erheben. Wie viel eine Unterschrift im Einzelfall bewirkt, hängt vom Inhalt des Nachweises und vom Vertrag ab.

Wie genau du die Arbeit beschreiben musst, hat der Bundesgerichtshof für Stundenlohnarbeiten geklärt: Für die Abrechnung reicht grundsätzlich die Zahl der Stunden pro Tag, du musst nicht jede Tätigkeit einzeln mit Uhrzeit aufschlüsseln (Urteil vom 28.05.2009, Az. VII ZR 74/06). Eine kurze Beschreibung lohnt sich trotzdem. Sie erspart dir die Diskussion, bevor sie anfängt.

Daraus folgt eine einfache Regel: Lass am Ende jedes Einsatzes unterschreiben, solange der Kunde die Arbeit vor Augen hat. Ein Nachweis, der eine Woche später per Post kommt, wird eher angezweifelt und seltener unterschrieben zurückgeschickt.

Stundenlohnzettel, wenn die VOB/B vereinbart ist

Ist in deinem Vertrag die VOB/B vereinbart, gelten für Stundenlohnarbeiten feste Regeln:

  • Stundenlohnarbeiten werden nur bezahlt, wenn sie vor Beginn ausdrücklich als solche vereinbart wurden (§ 2 Abs. 10 VOB/B).
  • Die Stundenlohnzettel reichst du je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich ein (§ 15 Abs. 3 VOB/B).
  • Der Auftraggeber gibt sie bescheinigt innerhalb von 6 Werktagen zurück. Einwände muss er in dieser Frist erheben.
  • Gibt er sie nicht rechtzeitig zurück, gelten sie als anerkannt.

Bei einem normalen Auftrag nach BGB, also ohne VOB/B, gelten diese Fristen nicht direkt. Gerichte orientieren sich aber oft daran. Wer seine Nachweise zeitnah übergibt und unterschreiben lässt, steht in beiden Fällen gut da.

Papier oder App?

Papier kostet nichts, funktioniert ohne Netz und jeder kann es sofort ausfüllen. Deshalb gibt es die Vorlage oben. Die Schwächen kennst du wahrscheinlich: Zettel werden nass, unleserlich oder bleiben im Transporter liegen. Fotos liegen auf dem Handy des Mitarbeiters statt beim Auftrag. Und abends tippt jemand im Büro alles ab.

Mit einer App füllt der Mitarbeiter den Nachweis direkt beim Kunden aus, der Kunde unterschreibt auf dem Handy und das PDF liegt sofort im Büro.

Häufige Fragen

Muss ein Arbeitsnachweis unterschrieben werden?

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht gibt es nicht. Die Unterschrift kann dir aber den Nachweis erleichtern: Bei unterschriebenen Stundenlohnzetteln muss der Kunde später beweisen, dass die bestätigten Angaben falsch waren. Einwände gegen die Angemessenheit der Stunden bleiben ihm trotzdem. Ohne Unterschrift musst du selbst belegen, was gemacht wurde.

Wie lange muss ich Arbeitsnachweise aufbewahren?

Liegt der Nachweis einer Rechnung zugrunde, bewahrst du ihn wie die Rechnung auf. Für Buchungsbelege sind das seit 2025 acht Jahre. Im Zweifel fragst du dein Steuerbüro.

Darf der Kunde auf dem Handy oder Tablet unterschreiben?

Ja. Für einen Arbeitsnachweis schreibt das Gesetz keine Form vor. Eine Unterschrift auf dem Bildschirm hat als Beweis grundsätzlich denselben Zweck wie die auf Papier, wichtig ist, dass Datum, Name und Inhalt eindeutig zusammengehören und später nicht verändert werden können.

Ist der Arbeitsnachweis dasselbe wie ein Abnahmeprotokoll?

Nein. Mit der Abnahme nach § 640 BGB erklärt der Kunde, dass er das Werk als im Wesentlichen vertragsgemäß annimmt. Ab dann wird die Vergütung fällig und die Gewährleistung beginnt. Der Arbeitsnachweis belegt nur, was wann gemacht wurde. Soll eine Unterschrift auch die Abnahme sein, schreib das ausdrücklich dazu.

Zweimano ist die Einsatzplanung mit Arbeitsnachweis für Handwerks- und Servicebetriebe. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Fragen zu deinem Betrieb hilft dein Steuerbüro oder deine Handwerkskammer.